FOREIGN COMPANY SETUP IN JAPAN
公證文件沒有一份適用於所有人的固定清單。
發起人是個人還是法人、代表人的國籍與居住地，以及其在日本公司中擔任的職務，都會影響文件應由誰、在哪裡、以什麼內容辦理。
先確認，再公證
海外文件辦好後才發現內容不足，往往需要重新公證。先從日本的登記要求反推文件內容，通常更穩妥。
外國個人作為發起人
外國個人可以在日本設立公司。如果本人無法提供日本的印鑑證明書，可能需要準備署名證明書（簽字證明），用來確認文件上的署名確實由本人作成。
署名證明可能由本國的主管機關、大使館或領事館、居住地的主管機關或公證人等出具。應採用哪一種方式，需要按照本人的國籍、居住地及文件用途個別判斷。
外國公司作為發起人
外國公司也可以作為發起人，在日本設立公司。此時通常需要確認：
- 外國公司是否真實存在
- 公司名稱及總公司所在地
- 誰有權代表該公司
- 代表人的署名是否真實
- 誰是新設日本公司的實質控制人
根據公司所在地的制度，可能使用公司登記證明，也可能需要另外作成宣誓陳述書或公證文件。
公司證明和署名證明可以放在同一份文件中嗎？
有些案件可以，有些案件不可以。
一份公證文件有時可以同時證明外國公司的登記事項、代表人的代表權限及代表人的真實署名。但是，如果公司所在地、代表人的國籍和居住地分屬不同國家或地區，就可能需要分別取得不同的證明。
重點不是文件上有沒有公證印章，而是這份文件具體證明了什麼，以及日本的公證處與法務局是否能夠接受。
CASE STUDY
香港公司 × 美國籍代表人 × 中國居住
例如，發起人是一家香港公司，該公司的代表人為美國國籍，目前居住在中國，並準備擔任新設日本公司的代表取締役。
這時需要逐一確認：
- 香港公司的登記及存續由什麼文件證明？
- 代表人是否具有代表香港公司的權限？
- 美國籍代表人的署名應該在哪裡證明？
- 中國的居住地址應以什麼文件確認？
- 公司證明和個人署名證明能否合併？
- 是否需要 Apostille 或其他附加認證？
這類案件不能只根據「國籍」決定公證地點，還必須同時考慮公司的設立地、本人居住地及文件用途。
還需要確認實質控制人
設立日本株式會社並進行定款認證時，需要申報公司成立後的實質控制人。
如果發起人是外國公司，通常需要繼續確認該公司背後的持股及控制關係，最終判斷實際控制公司的自然人。因此，外國公司的股權結構也可能成為公司設立時的重要確認事項。
常見問題
Q. 已經在海外公證的文件，一定能在日本使用嗎？
不一定。如果證明內容不足，或者公證機關及文件形式不符合要求，可能仍需補充或重新辦理。
Q. 外國人擔任代表取締役，一定需要署名證明書嗎？
不一定。需要結合本人是否居住在日本、能否取得日本印鑑證明，以及就任和登記文件的簽署方式判斷。
Q. Apostille 是必須的嗎？
不一定。是否需要 Apostille、領事認證或其他附加認證，應根據文件簽發地、文件性質及日本受理機關的要求確認。
Q. 株式會社和合同會社的手續相同嗎？
不同。株式會社的原始定款原則上需要公證人認證，合同會社的定款則不需要認證。但是，外國出資人及代表人的相關證明文件仍需個別確認。
建議先確認，再辦理公證
海外公證文件一旦不符合日本的要求，重新辦理往往需要花費更多時間和費用。建議先確認日本公司的類型、股權結構、發起人、代表人，以及相關人士的國籍和居住地，再決定每一份文件應由誰、在哪裡、以什麼內容辦理公證。
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辦理海外公證前，先確認日本方面的要求
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聯絡我們・預約諮詢※本文為一般性說明。具體所需文件會因公司結構、國家或地區，以及管轄公證處和法務局的確認結果而有所不同。